Zum Zweck der Erfassung der zur Tötung vorgesehenen Patientinnen und Patienten versandte das Reichsinnenministerium am 9. Oktober 1939 die sogenannten „Meldebögen“ sowie einen Runderlass an alle Einrichtungen der Behindertenpflege, psychiatrischen Krankenhäuser und Altersheime im Deutschen Reich. Diese Formulare sollten vom zuständigen ärztlichen Personal für alle Patientinnen und Patienten ausgefüllt werden, die an einer vermeintlich unheilbaren Erbkrankheit litten oder sich seit mindestens fünf Jahren in einer Anstalt befanden. Die Meldebögen fragten nach der Diagnose, Art der Beschäftigung, Aufenthaltsdauer, regelmäßigen Besuchen sowie Staats- und „Rasse“zugehörigkeit der zu meldenden Personen. In einigen Anstalten wurden die Meldebögen von medizinischen Laien ausgefüllt, da die jeweiligen Anstaltsärzte zur Wehrmacht eingezogen wurden.
Anhand der zurückgesendeten und ausgefüllten Meldebögen entschied das von der „Euthanasie“-Zentrale Berlin beauftragte ärztliche Personal über Leben und Tod der Patientinnen und Patienten. Die Gutachter trafen ihre Entscheidungen im Schnellverfahren anhand der Durchsicht des Meldebogens, ohne die Kranken jemals gesehen zu haben. Ihre Urteile markierten sie mit einem roten Pluszeichen für Tötung oder einem blauen Minuszeichen für Weiterleben in das schwarz umrandete Feld links unten auf dem Bogen.